Kontakt z zagranicznym klientem często zaczyna się od pozornie prostej wiadomości, krótkiego spotkania online albo pytania o ofertę. Wtedy liczy się nie tylko znajomość słówek, ale też tempo reakcji, pewność w rozmowie, umiejętność zadawania pytań i jasne przedstawienie stanowiska firmy. Zespół, który zna produkt, ale boi się mówić po angielsku, może tracić szanse już na pierwszym etapie rozmów.
Sprawdź, w jakich sytuacjach zespół używa języka
Przygotowanie warto zacząć od listy realnych zadań. Inaczej pracuje dział sprzedaży, inaczej obsługa klienta, logistyka, księgowość czy kadra zarządzająca. Jeden zespół potrzebuje angielskiego do negocjacji, drugi do maili, trzeci do rozmów technicznych lub statusów projektowych.
Dobrze sprawdza się prosta analiza: kto rozmawia z klientem, jak często, w jakim kanale i z jakimi trudnościami. Dzięki temu kurs nie opiera się na przypadkowych tematach. Uczestnicy ćwiczą sytuacje, które pojawiają się w ich pracy: prezentację oferty, wyjaśnienie opóźnienia, odpowiedź na reklamację, omówienie warunków współpracy czy ustalenie kolejnych kroków po spotkaniu.
Ustal poziom językowy przed rozpoczęciem nauki
Deklaracja „znam angielski komunikatywnie” rzadko wystarcza. W jednym zespole mogą pracować osoby, które swobodnie piszą maile, ale unikają rozmów telefonicznych. Inne dobrze rozumieją klienta, lecz mają problem z gramatyką, wymową albo szybkim reagowaniem.
Test poziomujący pomaga dobrać tempo zajęć i skład grup. Mała grupa o zbliżonym poziomie daje więcej miejsca na rozmowę. Zajęcia indywidualne sprawdzają się przy menedżerach, specjalistach lub osobach, które przygotowują się do konkretnego projektu, wyjazdu służbowego albo prezentacji.
Ćwicz język branżowy, nie same ogólne rozmowy
Zagraniczny klient oczekuje konkretu. Pracownik powinien umieć powiedzieć, co firma oferuje, jak działa usługa, jakie są terminy, ograniczenia, koszty i zasady współpracy. Ogólny angielski pomaga w codziennej komunikacji, ale przy rozmowach biznesowych szybko pojawia się potrzeba pracy na języku branżowym.
Właśnie dlatego szkolenia językowe dla firm powinny bazować na słownictwie z danej branży, dokumentach używanych w firmie i typowych rozmowach z klientami. Na zajęciach można ćwiczyć maile, raporty, prezentacje, briefy, rozmowy sprzedażowe, statusy projektowe i spotkania online. Taki materiał szybciej przenosi się do codziennej pracy niż podręcznikowe dialogi oderwane od firmowych zadań.
Przygotuj zespół do różnic w stylu komunikacji
Współpraca międzynarodowa wymaga jasnego języka. W mailach i rozmowach warto unikać skrótów myślowych, zbyt luźnych sformułowań i zdań, które można odczytać na kilka sposobów. Dobrze działa prosta struktura: temat, decyzja, termin, osoba odpowiedzialna, następny krok.
Zespół powinien też ćwiczyć uprzejme odmawianie, proszenie o doprecyzowanie, przerywanie w rozmowie online i wracanie do głównego tematu spotkania. To ma duże znaczenie, gdy rozmowa dotyczy ceny, reklamacji, przesunięcia terminu albo warunków umowy.
Wprowadź naukę w rytm pracy firmy
Kurs językowy przynosi lepsze efekty, gdy pasuje do dnia pracy uczestników. Poranne zajęcia, spotkania w porze lunchu, kurs online albo szkolenie w siedzibie firmy pozwalają utrzymać regularność bez dezorganizacji zespołu.
W Foster prowadzimy kursy dla firm, kursy Business English oraz zajęcia indywidualne i grupowe. Program dopasowujemy do branży, poziomu uczestników i celów zawodowych. Uczymy języka potrzebnego w rozmowach, mailach, negocjacjach, prezentacjach i kontaktach z klientami z różnych krajów. Jeśli chcesz lepiej przygotować swój zespół do współpracy międzynarodowej, zapoznaj się z naszą ofertą i wybierz formę nauki dopasowaną do pracy Twojej firmy.